Pflegedokumentation und KLV-Abrechnung für freiberufliche Pflegefachpersonen

Veröffentlicht am 28.10.2026 · Quellen gelesen am 28.10.2026 · gilt für die Schweiz

Was das Recht vom Dossier verlangt

Die Führung des Pflegedossiers regelt das kantonale Gesundheitsrecht. Die KLV regelt die ärztliche Anordnung, die Bedarfsermittlung, die Kontrolle und die Abrechnung, nicht aber die tägliche Dokumentation der Pflege. Inhalt und Aufbewahrungsdauer unterscheiden sich deshalb von Kanton zu Kanton.

• Beispiel Wallis. Die Verordnung über die Ausübung der Berufe des Gesundheitswesens (SGS/VS 811.100, Art. 29 Abs. 2) verlangt, die vorgeschlagenen und die tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen in einem ordnungsgemäss datierten Dossier festzuhalten. Das Gesundheitsgesetz (SGS/VS 800.1, Art. 32) schreibt eine Aufbewahrung von mindestens 20 Jahren vor. Es lässt die elektronische Form zu, sofern jede Ergänzung, Löschung oder Änderung erkennbar bleibt und ihre Urheberin oder ihr Urheber und ihr Datum feststellbar sind.
• Andere Kantone: Ihr kantonales Gesundheitsgesetz hat eine eigene Bestimmung und eine eigene Aufbewahrungsfrist. Dieser Ratgeber hat sie nicht nachgelesen; prüfen Sie den Text Ihres Kantons.

Auf Bundesebene folgt die Pflicht zu dokumentieren aus der Rechenschaftspflicht des Beauftragten (Art. 400 Abs. 1 OR). Das Bundesgericht hat ihren Umfang präzisiert (BGE 141 III 363): Sie richtet sich nach dem medizinisch Notwendigen und Üblichen, Routinemassnahmen müssen nicht dokumentiert werden. Das Dossier muss aber vollständig sein und darf nicht in die Irre führen. Kantonales Recht kann weiter gehen: Die Walliser Regel kennt keine Ausnahme für Routinemassnahmen.

Für das Geld verpflichtet Art. 42 Abs. 3 KVG Sie, dem Versicherer alle Angaben zu liefern, die er zur Überprüfung der Berechnung und der Wirtschaftlichkeit der Leistung braucht. Ohne datierten Eintrag lassen sich die abgerechneten Minuten nicht belegen.

Sechs Stücke, die ein Dossier tragen

1. Die Bedarfsermittlung, mit der Patientin oder dem Patienten erstellt und spätestens 14 Kalendertage nach Beginn des Einsatzes abgeschlossen (Administrativvertrag, Art. 7 Abs. 6). Sie umfasst den Allgemeinzustand und das soziale Umfeld (Art. 8a Abs. 3 KLV).
2. Die ärztliche Anordnung oder der ärztliche Auftrag für die Leistungen nach Buchstabe b, mit Beginn und Dauer (höchstens neun Monate, Art. 8 Abs. 2 KLV). Bewahren Sie das unterschriebene Original auf.
3. Die unterschriebene Bedarfsmeldung und der Nachweis ihres Versands an den Versicherer.
4. Der Pflegeplan: Probleme, Ziele, Massnahmen und was Sie beurteilen.
5. Das Journal: ein Eintrag pro Einsatz, mit Datum und Uhrzeit, der sagt, was gemacht wurde. Es muss zum Kalender der Rechnung passen (Minuten pro Kategorie a, b, c).
6. Die Wunddokumentation, wenn es eine Wunde gibt: Messungen, Verlauf, datierte Fotos.

Eine Korrektur kommt zum Journal hinzu, mit Datum und Urheberin. Abschreiben, löschen oder eine Seite ersetzen lässt das Original verschwinden: Genau das macht ein Dossier bei einer Kontrolle angreifbar.

a, b, c: was eine ärztliche Anordnung braucht

Art. 7 Abs. 2 KLV teilt die Leistungen in drei Kategorien: a, Abklärung, Beratung und Koordination; b, Untersuchung und Behandlung; c, Grundpflege. Seit dem 01.07.2024 können Leistungen nach a und c ohne ärztliche Anordnung erbracht werden, gestützt auf Ihre Bedarfsermittlung. Leistungen nach b brauchen weiterhin eine ärztliche Anordnung oder einen ärztlichen Auftrag (Art. 7 Abs. 4 KLV).

• Dauer. Für b-Leistungen gilt die Anordnung höchstens neun Monate und kann erneuert werden (Art. 8 Abs. 2 und 4 KLV).
• Beginn. Der tatsächliche Behandlungsbeginn und das Wirksamwerden der Anordnung müssen übereinstimmen; rückwirkende Anordnungen sind nicht zulässig (Administrativvertrag, Art. 8 Abs. 4). Lassen Sie vorher unterschreiben, nicht nachher.
• Neubeurteilung. Bei jeder neuen oder erneuerten Anordnung wird der Bedarf neu ermittelt (Art. 8a Abs. 7 KLV). Ohne Anordnung spätestens neun Monate nach der ersten Ermittlung; nach 27 Monaten geht ein Bericht an die behandelnde Ärztin oder den behandelnden Arzt (Art. 8a Abs. 8 KLV).

Die Bedarfsmeldung ist nicht die Rechnung

Die Bedarfsmeldung kündigt dem Versicherer die voraussichtlichen Leistungen an: welche, wie oft, wie viele Minuten pro Monat und Kategorie. Die Rechnung sagt, was tatsächlich gemacht wurde. Beide müssen zueinander passen.

• Die Bedarfsmeldung geht innert 14 Tagen an den Versicherer, spätestens mit der ersten Monatsrechnung (Administrativvertrag, Art. 8 Abs. 2).
• Leistungen nach a und c unterschreibt die verantwortliche Pflegefachperson, Leistungen nach b die Ärztin oder der Arzt und die Pflegefachperson.
• Ohne gültige Bedarfsmeldung vergütet der Versicherer keine Leistung: der erste Rückweisungsgrund, den Sie ausschliessen sollten.

Was die Rechnung trägt, und was nicht hineingehört

Der Administrativvertrag listet den Inhalt der Rechnung auf (Art. 12 Abs. 2): die Angaben zur versicherten Person, den Behandlungsgrund, den Versicherer, Nummer und Datum der Rechnung, Ihre ZSR-Nummer (und Ihre GLN bei elektronischer Abrechnung), die anordnende oder behandelnde Ärztin mit ZSR und GLN, die Gültigkeit der Anordnung bei b-Leistungen, den Hinweis mit oder ohne Anordnung und vor allem die Pflegedauer in Minuten, pro Kategorie a, b, c, mit Kalender.

Vergütet wird in Einheiten von 5 Minuten, mindestens 10 Minuten (Art. 7a Abs. 2 KLV). Die Versicherung übernimmt pro Stunde CHF 76.90 für a, CHF 63.00 für b und CHF 52.60 für c (Art. 7a Abs. 1 KLV). Die Restfinanzierung ist eine andere Frage, die jeder Kanton selbst regelt.

Was sicher zur Rückweisung führt:

• eine im Voraus erstellte Rechnung: abgerechnet werden nur tatsächlich erbrachte Leistungen (Art. 10 Abs. 3);
• Leistungen während eines Spital- oder Pflegeheimaufenthalts, ausser an Ein- und Austrittstag, für die nötige Abklärung und Koordination (Art. 10 Abs. 5);
• Leistungen einer anderen Pflegefachperson, auch einer von Ihnen angestellten: die ZSR-Nummer ist persönlich (Art. 10 Abs. 1);
• Leistungen ausserhalb der obligatorischen Krankenpflegeversicherung auf derselben Rechnung: Sie werden separat abgerechnet (Art. 12 Abs. 3).

Tiers payant, tiers garant. Der Administrativvertrag sieht das tiers payant vor (Art. 13 Abs. 1). Jede Rechnung, die nicht elektronisch übermittelt wird, fällt jedoch unter das tiers garant (Art. 13 Abs. 2): Auf Papier schuldet die Patientin oder der Patient die Vergütung und lässt sie sich vom Versicherer erstatten. Im tiers payant erhält die versicherte Person eine Kopie der Rechnung, ohne sie verlangen zu müssen (Art. 42 Abs. 3 KVG). Elektronisch gilt der XML-Standard des Forums Datenaustausch, heute in der Version 5.0, übermittelt über einen Intermediär wie MediData.

Wenn der Versicherer das Dossier verlangt

Der Versicherer muss prüfen, ob die bezahlten Leistungen wirksam, zweckmässig und wirtschaftlich sind (Art. 32 KVG). Der Vertrauensarzt kann die Bedarfsermittlung prüfen, wenn sie mehr als 60 Stunden pro Quartal vorsieht; darunter prüft er mit systematischen Stichproben (Art. 8c KLV). Eine Kontrolle ist also keine Anschuldigung.

• Auf Dokumente. Hat der Versicherer Zweifel, kann er weitere Unterlagen verlangen: Originalanordnung, Bedarfsermittlung, Pflegeplan, Journal, Wunddokumentation. Sie stellen sie nach dem Administrativvertrag möglichst innert 15 Arbeitstagen ab Erhalt der Anfrage zu (Anhang 4, Ziff. 1.2.2).
• Medizinische Angaben können Sie dem Vertrauensarzt vorbehalten, wenn die Umstände es erfordern, und müssen es, wenn die versicherte Person es verlangt (Art. 42 Abs. 5 KVG). Senden Sie nur, was verlangt ist, vertraulich an den Vertrauensarzt.

Restfinanzierung: jeder Kanton anders

Den Anteil, den die Krankenversicherung nicht trägt, regelt der Kanton. Form und Fristen sind verschieden: In Bern werden Summen im Portal eRV erfasst, in Graubünden gibt es ein amtliches Quartalsmeldeformular. Carnet bereitet diese Angaben für Bern und Graubünden vor; Sie prüfen sie und reichen sie selbst ein. Für andere Deutschschweizer Kantone sagt dieser Ratgeber nichts; fragen Sie bei der zuständigen Stelle Ihres Kantons nach.

Checkliste vor dem Abrechnen

• Die Bedarfsmeldung ist unterschrieben (bei b-Leistungen auch ärztlich) und spätestens mit der ersten Rechnung versandt.
• Jede b-Leistung ist durch eine gültige, unterschriebene Anordnung ohne Rückwirkung gedeckt.
• Die Neubeurteilungen nach neun Monaten und bei jeder Erneuerung sind gemacht.
• Jeder abgerechnete Tag hat seinen Eintrag im Journal; die Minuten pro Kategorie stimmen mit dem Journal überein.
• Kein Spital- oder Heimtag ist abgerechnet.
• Korrekturen sind sichtbar, mit Datum und Urheberin; nichts wurde nachträglich überschrieben.
• Leistungen ausserhalb der Grundversicherung stehen auf einer separaten Rechnung.
• Im tiers payant erhält die Patientin oder der Patient die Kopie.

Quellen

• Krankenpflege-Leistungsverordnung (KLV), SR 832.112.31 (Fedlex): Art. 7, 7a, 8, 8a, 8c
• Bundesgesetz über die Krankenversicherung (KVG), SR 832.10 (Fedlex): Art. 32, 42
• Administrativvertrag Spitex SBK ⇄ Versicherer (tarifsuisse), gültig ab 01.01.2025, PDF: Art. 7, 8, 10, 12, 13, Anhang 4
• Obligationenrecht, SR 220 (Fedlex): Art. 400
• BGE 141 III 363 (Bundesgericht), E. 5
• Walliser Verordnung über die Ausübung der Berufe des Gesundheitswesens, SGS/VS 811.100: Art. 29
• Walliser Gesundheitsgesetz, SGS/VS 800.1: Art. 32
• Forum Datenaustausch, XML-Standard der Rechnung

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsauskunft; er zitiert die am 28.10.2026 geltenden Texte. Er gibt keinen klinischen Rat. Ausserhalb der Schweiz: Pflegedokumentation für freiberufliche Pflegekräfte in Deutschland und Österreich.